La gestion de l'impression désigne l'ensemble des stratégies, des processus et des technologies mis en place pour superviser et contrôler l'ensemble du processus d'impression au sein d'une entreprise.
Elle représente un défi de sécurité pour les entreprises pour plusieurs raisons :
- Sécurité des données : les entreprises gèrent et impriment une quantité importante de documents sensibles, tels que des rapports financiers, des informations clients, des données stratégiques, etc. La sécurité de ces informations est cruciale et une mauvaise gestion des impressions expose potentiellement ces données à des risques de fuite ou de piratage.
- Complexité des infrastructures : dans de nombreuses entreprises, les infrastructures d'impression sont souvent complexes, comprenant différents types d'imprimantes, de scanners et de périphériques connectés à un réseau. La gestion coordonnée et sécurisée de ces appareils peut s'avérer difficile.
- Sensibilisation et contrôle des utilisateurs : les employés peuvent imprimer des documents sensibles sans être pleinement conscients des risques de sécurité liés à leur impression. Il peut donc s'avérer compliqué de déterminer le contrôle adapté.
- Gestion des flottes d'impression : dans les grandes entreprises, la gestion d'imprimantes disséminées dans différents services ou sites peut être difficile. L'enjeu est alors de réussir à assurer une gestion centralisée et efficace de ces flottes d'impression.
Saviez-vous que 61% des organisations ont déjà vécu une faille de sécurité liée à l'impression ? Et pourtant, seulement 38% ont mis en place un système sécurisé de gestion des impressions.*
Pour pallier ces problématiques, Doxense propose son logiciel Watchdoc, une solution de gestion d'impressions sécurisées. Dans cet article, nous vous parlerons des différents bénéfices liés à la sécurisation des serveurs d'impression en entreprise.
*Selon l’étude Print Security 2023 de Quocirca
L'enjeu de la sécurité des impressions
Comment fonctionne notre logiciel ?
Notre logiciel Watchdoc permet de sécuriser vos impressions à tous les niveaux !
Sécurisation des postes utilisateurs
Il est plutôt logique de s'assurer que les utilisateurs n'aient accès qu'à leurs propres documents et aux différents moyens d'impression qui leurs sont attribués.
Pour cela, Watchdoc agit de deux manières :
- Directement sur les postes des utilisateurs : grâce à notre plateforme Watchdoc Print Client (disponible sur Windows, Chrome et Android) qui récupère le compte de l'utilisateur authentifié avec Google ou Microsoft Azure AD, permettant de déclarer les documents imprimés dans l'annuaire de l'entreprise.
- Sur les serveurs d'impression : en analysant les fichiers issus des files d'impression (aussi appelés spool).
De plus, nous utilisons un système de déploiement de drivers sécurisé (certifié par Microsoft), attestant ainsi à nos utilisateurs que l'éditeur est vérifié.
Sécurisation des serveurs
Par défaut, les fichiers issus des files d'impression ne sont pas chiffrés. Toute personne ayant accès au serveur peut donc accéder au contenu de ces documents. Watchdoc permet de remédier à cette problématique en chiffrant les fichiers de spool. Il permet aussi de configurer la visibilité des files d’impression et de restreindre leurs droits : accès à l’impression couleur, au scan, etc.
Sécurisation des moyens d'impression
À l'origine, les copieurs multifonctions sont sécurisés par un unique compte administrateur. L'ensemble des usagers utilisent donc le même accès anonyme.
Chaque utilisateur doit obtenir un accès personnel afin d'éviter toute consultation des documents imprimés et scannés par d'autres personnes.
Pour répondre à ce besoin, la solution Watchdoc permet de déployer sur les multifonctions le module Watchdoc Embedded Solution (WES). Il protège l’accès au copieur, obligeant les utilisateurs à s'authentifier par code ou par badge afin d'accéder à leur espace personnel.
Sécurisation logicielle
L'interface d’administration est accessible à distance avec Watchdoc grâce à une sécurisation des annuaires Active Directory, Azure AD et LDAP.
Notre logiciel respecte le RGPD et donc, conforme aux principes et les obligations énoncés dans ce règlement européen relatif à la protection des données personnelles. Dans le cadre d’une solution installée sur site (on-premise), le logiciel permet à tout utilisateur d’exercer son droit à l’effacement (aussi appelé “droit à l’oubli”). La solution Watchdoc permet d'anonymiser les données personnelles des usagers. Ce procédé donne la possibilité de conserver des statistiques tout en respectant le RGPD. Watchdoc vous permettra de gérer finement les droits d’accès, notamment sur la gestion des utilisateurs, l’administration des files d’impression, la gestion des quotas, l’accès aux statistiques ou la prévisualisation des documents.
La sécurisation de vos impressions dans votre entreprise
Votre entreprise est-elle compatible avec notre logiciel de gestion des impressions ? Il y a de grande chance que oui !
En effet, nous travaillons avec de grandes entreprises du secteur privé et public. Pour cette raison, Watchdoc a été conçu pour gérer un grand nombre d'utilisateurs et de copieurs.
De plus, il est nécessaire que nos clients puissent utiliser notre logiciel avec l'ensemble de leurs multifonctions, nous avons fait en sorte que Watchdoc soit multimarque.
Comme évoqué ensemble, l'utilisation d'une solution de gestion d'impressions sécurisées au sein d'une entreprise permet de protéger ses données provenant de documents imprimés et numérisés. Elle est donc primordiale afin d'assurer la protection des informations personnelles.
Et si vous aussi, vous choisissiez de protéger les données sensibles de votre entreprise ?
Pour en savoir plus sur Watchdoc et les différents moyens mis en place afin de sécuriser les impressions des utilisateurs, nous vous invitons à télécharger notre livre blanc.