L’impression en entreprise représente bien plus qu’un simple poste de dépenses lié au papier et à l’encre. Derrière chaque document imprimé se cachent des coûts invisibles qui pèsent lourdement sur les budgets IT et les stratégies RSE. Pourtant, peu d’organisations savent identifier ces dépenses fantômes… et encore moins les neutraliser.
Pourquoi s’intéresser aux coûts cachés de l'impression ?
Quand on parle de gestion des impressions, les entreprises se concentrent souvent uniquement sur les coûts directs : achat de consommables, maintenance, location des imprimantes. En plus de ces dépenses, de nombreux coûts sont à prendre en compte.
Les coûts indirects ou coûts cachés sont bien plus insidieux et incluent différents aspects.
⏱️ Le temps passé par les collaborateurs
Pour les DSI :
Il est courant de perdre du temps à trouver et à installer le bon driver d'imprimante sur l'ensemble de postes de travail des collaborateurs à l'installation d'une imprimante.
Pour les utilisateurs :
Après avoir lancé l'impression si l'imprimante est hors ligne, l'utilisateur peut rencontrer des des difficultés à récupérer son impression.
📄 Le gaspillage lié aux impressions non récupérées
Le saviez-vous ? Selon une étude de l’ADEME, 20 % des documents imprimés ne sont jamais lues. Ces impressions inutiles représentent ainsi une part significative du volume total. Ce chiffre est souvent expliqué par des erreurs d'impression ou des oublis.
🔐 Les failles de sécurité documentaire
En ne sécurisant pas les impressions, il y a des risques de faille de sécurité. Des documents risquent de tomber entre de mauvaises mains. Vous ne voudriez pas qu'un autre collaborateur tombe sur un contrat ou votre recette secrète de tiramisu ? Cela pourrait être source de risques juridiques et réputationnels importants.
🔧 La gestion inefficace du parc d’impression
En n'ayant pas de solution de gestion, vous risquez des arrêts machines pouvant poser des problèmes logistiques et des interventions d’urgence coûteuses qui auraient pu être évitées à l'aide d'alertes proactives.
📊 L’absence de suivi analytique
Une absence de suivi empêche la plupart du temps d'optimiser son budget d'impression de façon durable. L'absence de données empêche de percevoir des améliorations.
Ces coûts invisibles pèsent sur les directions IT et financières. Ils nuisent à la performance globale de l’entreprise et freinent les initiatives de réduction des dépenses IT.
1. Auditer pour révéler l’invisible
La détection des coûts cachés commence par un audit du parc d'impression. Cette démarche stratégique est la plus importante et permet de dresser un état des lieux complet du fonctionnement actuel afin d'en déduire des opportunités.
🖨️ Identifier l'ensemble des imprimantes
Il est important d'avoir connaissance de son parc d'impression. Souvent, les entreprises pensent connaître leur parc mais oublient des imprimantes. Cela permet d'avoir une idée des consommables achetés et du nombre de machines à sécuriser.
📜 Analyser des volumes d'impression
Analyser les volumes d'impression de votre entreprise est essentiel. Vous pourrez notamment en déduire le taux d'impression "non nécessaires", afin de trouver une solution pour limiter les volumes dans le futur.
🖼️ Détecter les impressions couleurs non justifiées
Les impressions couleurs sont plus coûteuses qu’en noir et blanc. En repérant le taux d'impression couleur par service, vous pourrez ensuite déterminer lesquelles sont considérées comme non justifiées.
🙅 Évaluer les taux d'impressions abandonnées
Comme dit précédemment, le taux d'impressions non récupérées ou dites abandonnées est très haut. En évaluant le nombre de documents imprimés sans être lus, vous pourrez vous rendre compte du gaspillage de consommable et des coûts inutiles.
🔍 L’audit d'impression est un levier fondamental pour visualiser où se cachent les économies potentielles. C'est à partir de cela que pourront être configurées une politique d'impression contenant un ensemble de règles.
➡️ Outil recommandé : Focalist
Focalist permet d'avoir un aperçu détaillé de votre parc d'impression ainsi que de vos usages.
Vous avez la possibilité de faire la demande afin d'obtenir un audit gratuit grâce à notre offre du moment !
2. Identification des leviers et plan d'actions
Une fois l’audit réalisé, il est essentiel d'identifier les différents leviers et plan d'actions. Cela regroupe en règle générale, un ensemble de politiques d'impression durable et responsable qui permettront notamment à contribuer à supprimer les coûts cachés d'impression.
Elles reposent sur des règles simples et efficaces.
🔲 Imposer par défaut le recto-verso et le noir & blanc
En effet, le recto-verso permet de diviser par deux le coût à la page et le noir et blanc d'économiser de l'encre. Cela offre la possibilité d'obtenir de réelles économies !
📄 Limiter l'accès à l’impression couleur ou au format A3
En limitant l'accès de ce type d'impressions, il est possible d'octroyer l'accès à seulement certaines personnes ou groupes de personnes de l'annuaire de votre entreprise à pouvoir imprimer de cette manière. Vous limitez ainsi ce type de dépense au maximum afin de l'autoriser seulement au personnes qui ont besoin de ces fonctionnalités.
🔒 Adopter l'impression sécurisée
Il est possible de sécuriser l'accès à vos impressions en ne libérant vos documents qu'après avoir saisi un code ou présenté un badge afin de limiter le gaspillage et d'éviter les oublis. En plus du côté économique, l'impression sécurisée permet d'éviter que quiconque tombe sur vos documents sensibles.
🗣️ Impliquer les collaborateurs
Vous pouvez aussi sensibiliser vos collaborateurs dans une démarche d’économie responsable, en menant des actions de sensibilisation et en mettant en place des formations. Watchdoc est capable de vous fournir des rapports réguliers permettant de mettre en avant l'ensemble des économies réalisées de façon chiffrée et imagée.
📊 Le saviez-vous ? Les solutions Doxense (Focalist et Watchdoc) permettent de réduire de 20% en moyenne le budget impression des entreprises en appliquant ces leviers simples.
Pour avoir une idée des économies réalisables au sein de votre société, vous pouvez essayer notre simulateur d'économies !
➡️ Outil recommandé : Watchdoc
Watchdoc permet de mettre en place des règles d'impression afin d'imprimer de façon plus responsable. Les données d'impression vous sont ensuite présentées sous forme de rapports, vous permettant de maximiser vos économies et de faire de la sensibilisation à l'ensemble de vos collaborateurs.
3. Optimisation et suivi de projets
La réduction durable des coûts d’impression passe aussi par la mesure continue et l’optimisation des usages dans le temps. Grâce à ses solutions Watchdoc et Focalist, Doxense permet aux DSI et aux responsables IT de piloter efficacement leur politique d’impression à l’aide de tableaux de bord personnalisés et d’indicateurs clés de performance (KPI) présents aussi dans nos rapports personnalisés.
🔁 Cette approche proactive transforme la gestion de l’impression en un projet d’optimisation continue, piloté comme n’importe quel autre levier stratégique de la DSI.
Avec une vision claire et des alertes intelligentes, vous identifiez rapidement les dérives, déclenchez des actions correctives ciblées et ancrez les économies dans la durée.
De l’ombre à la lumière
Ignorer les coûts cachés de l’impression, c’est laisser filer chaque mois des centaines, voire des milliers d’euros. Grâce à une approche structurée et à des outils adaptés comme ceux que nous proposons chez Doxense, vous pouvez reprendre le contrôle.
✅ Audit, identification des leviers d'action, optimisation et suivi de projets. Ce sont les clés vous permettant d'agir pour limiter ces coûts cachés.
🎯 Résultat : moins de gaspillage, moins de stress pour les équipes IT, et des économies mesurables dès les premières semaines.
Maintenant que vous avez compris comment détecter et éliminer ces coûts, et si vous vous intéressiez à l'aspect écologique qui en découle ?
L’impact environnemental de l’impression est souvent oublié lorsqu’on parle d’optimisation budgétaire. Pourtant, chaque page imprimée consomme de l’énergie et des ressources (papier, encre, transport) et génère des émissions de CO₂.
🌱 Une politique d'impression durable contribue à vos engagements RSE tout en optimisant vos coûts.
En plus de diminuer votre vos coûts budgétaires, mettre en place une politique d'impression permet de diminuer votre impact environnemental. Alors, qu'allez vous faire aujourd'hui pour diminuer votre budget d'impression et réduire votre empreinte carbone ?