La consommation de papier en entreprise fait partie du quotidien professionnel malgré le développement des technologies numériques. Bien que de nombreuses organisations aient adopté des solutions numériques pour la gestion des documents, l'utilisation du papier persiste en raison de ses avantages tangibles et de son rôle essentiel dans certaines activités.
Il faut savoir qu’un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an, c’est énorme ! Selon le baromètre Green IT* datant de 2020, les administrations publiques estiment que 87% de leurs employés impriment plus de 10 pages par jour et plus de 20 pages pour 48% d’entre eux. Certains services ont encore de gros besoins en matière d’impression même si les méthodes de consommation évoluent (utilisation de papier recyclé…)
* https://alliancegreenit.org/media/ressource-publication/agit-barometre-green-it-2020-1-3.pdf
Actuellement, la complémentarité entre les solutions numériques et l’utilisation du papier est nécessaire. D’une part, la technologie offre rapidité et efficacité tandis que le papier dessert des tâches bien spécifiques. Cette alliance encourage l’efficacité des outils numériques avec l’irremplaçabilité du support physique en fonction de chaque entreprise.
Les avantages du papier en entreprise
Les technologies numériques dépassent les capacités du papier, et de loin. Cependant, le support physique comprend des avantages que le digital ne saurait remplacer !
1. L’aspect tangible du papier
Tout d’abord, le papier offre une visibilité unique par rapport aux écrans. Il réduit la fatigue oculaire et améliore la concentration en offrant un confort visuel. Des études comme celle de Ziming Liu à l’Université de l’État de San Jose, a suggéré que la lecture du papier pourrait offrir une meilleure compréhension et rétention d’informations comparé au digital. Tout cela grâce à la nature tangible du papier.
Comme les informations sont physiquement là, la mémorisation à long terme est facilitée.
Un exemple ? Vous avez une présentation très importante à réaliser demain. Rien de mieux que de prendre en note votre prise de parole ou de l’imprimer afin de l’annoter dans un second temps. Faîtes le test, vous diviserez votre temps d’apprentissage !
De plus, rien de plus facile que de manipuler une feuille de papier ! En ligne ou hors ligne, cet élément est toujours disponible, ce qui rend son utilisation flexible, facile et universelle. La lecture du support papier ne dépend pas de la maîtrise des technologies de son utilisateur. À tout âge et à n’importe quel niveau, la compréhension restera la même.
2. Améliorer la productivité : notions de mémorisation et d’apprentissage
Une étude de Charles Spence, professeur de psychologie expérimentale à l’université d’Oxford indique que nous retenons mieux les informations lorsque plusieurs de nos sens sont sollicités. En effet, lorsque nous lisons sur un support, nous retenons plus facilement le message car tous nos sens sont impliqués dans le processus.
D'autres recherches indiquent que lire sur papier permet de se rappeler plus facilement où sont les phrases et dans quel ordre les événements se sont déroulés. La lecture des contrats, des catalogues, des factures, le brainstorming… En imprimant, cela aide à mieux traiter et mémoriser le texte ainsi que l'organisation temporelle des événements.
Enfin, la possibilité d’annoter les documents aide grandement à l’organisation des informations dans l’esprit.
3. Réduire les distractions
En 2022, les Français ont passé en moyenne 4,6 heures chaque jour devant un écran que ce soit pour le pro ou le perso. Cela correspond à 29% du temps hors sommeil, et représente donc une bonne partie de la journée. Ce chiffre est décuplé pour les personnes qui travaillent toute la journée sur un écran.
Réduire son temps d’écran ne pourra qu’être bénéfique pour un utilisateur et favorisera la concentration puisque sans écran, les notifications et les distractions disparaissent. Tout cela pour laisser place à la concentration et à la créativité !
Impacts environnementaux et responsabilité sociale
Se soucier de l’écologie est aujourd’hui essentiel, il est légitime de se demander s’il est viable de continuer d’utiliser du papier. Il n’existe pas de réponse tranchée, ce dont on est certain, c’est qu’il est nécessaire de respecter quelques règles...
Voici quelques bonnes pratiques :
- Programmes de recyclage de papier : La collecte sélective des déchets de papier dans les bureaux pour produire du papier recyclé.
- Utilisation de papier certifié : Ces certifications garantissent que le papier provient de sources forestières gérées de manière durable, contribuant ainsi à la conservation des écosystèmes forestiers.
- Réduction de la consommation de papier : En encourageant l'utilisation de documents électroniques, en favorisant l'impression recto verso, et en mettant en place des politiques d'impression responsable.
Cela permet d’introduire le dernier point de cet article : la mise en place d’une solution de gestion des impressions pour réduire la consommation de papier.
Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix ?
1. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des impressions ?
Il s'agit d'une solution technologique qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs flux d'impression, de maîtriser les usages et de contrôler l'utilisation des ressources. C'est un outil puissant qui optimise les processus documentaires en offrant une visibilité complète sur les activités d'impression au sein d’une organisation.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez consulter notre article dédié : Logiciel de gestion des impressions : à quoi ça sert ?
2. Notre solution Watchdoc
Chez Doxense, nous développons Watchdoc, une solution de gestion des impressions et de numérisation. Elle permet aux entreprises de simplifier, sécuriser et réguler leurs opérations. Grâce aux données environnementales et aux politiques d’impression, les entreprises peuvent modifier le comportement des utilisateurs et encourager des habitudes d’impression éco-responsables.
Ainsi, Watchdoc permet :
- Sécurité et disponibilité du document : Les sorties papier et les informations confidentielles qu’elles contiennent sont protégées tout en garantissant leur disponibilité où et quand le collaborateur le requiert. Les solutions de gestion elles-mêmes sont sécurisées pour prévenir de toute intrusion et garantir le respect du RGPD.
- Maîtrise et réduction des coûts : Afin de comprendre, d’anticiper et de maîtriser les coûts liés à l’impression, vous avez besoin de visibilité et d’outils permettant de contrôler et de favoriser une consommation plus responsable.
- Réduction du gaspillage et de l’impact environnemental : Bon nombre d’impressions ne sont jamais récupérées ou finalement pas utiles. A l’échelle des entreprises cela peut représenter un impact environnemental important qu’elles cherchent à réduire dans une démarche RSE.
- Déploiement et mobilité : La solution doit être flexible afin de correspondre au mieux aux besoins des réseaux les plus vastes et complexes. Elle doit aussi être simple d’utilisation pour être facilement acceptée et ne pas impacter les tâches quotidiennes. Elle doit permettre de s’affranchir des contraintes et permettre le travail en mobilité.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre logiciel, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée : https://www.doxense.com/watchdoc/
Pour toute question, vous pouvez également nous contacter via un formulaire : https://www.doxense.com/contact/
Finalement, le papier a encore un bel avenir devant lui, c’est un support intemporel, accessible à tous et dans n’importe quel environnement. Il ne craint pas la panne de connexion ni de la trace de surligneur. Il améliore notre productivité tout en réduisant notre temps d’écran.
La problématique aujourd’hui concerne plutôt son utilisation qui se veut plus responsable. En plus de l’utilisation de papier recyclé, il est important de mettre en place une solution de gestion des impressions pour pouvoir contrôler et mieux sensibiliser vos utilisateurs à l’impression responsable. Cela vous permettra de diminuer le gaspillage et vous réduirez vos coûts par la même occasion !
En savoir plus sur Watchdoc
Imprimez, respirez : découvrez comment Watchdoc peut vous aider à simplifier la gestion de vos impressions tout en réduisant votre impact environnemental.
Watchdoc est une solution de gestion d’impression permettant aux entreprises de simplifier, sécuriser et réguler leurs opérations. Grâce aux données environnementales et aux politiques d’impression, les entreprises peuvent modifier le comportement des utilisateurs et encourager des habitudes d’impression éco-responsables.