Les fonctionnalités de Watchdoc

Pourquoi Watchdoc ?

Avec l’utilisation de plus en plus répandue des impressions couleur dans les entreprises, avec des documents externes et internes de plus en plus riches, illustrés souvent par des graphiques et photographies en couleur, les coûts du poste impression augmentent de façon exponentielle (+ de 240 milliards de pages en France en 2004).

Les directions générales et financières, face à cette lourde charge, exigent des réductions de ces budgets, une meilleure qualité de services aux « clients internes ».

Les DSI et Services Généraux doivent travailler de concert, leurs périmètres se sont rejoints !

Une partie de la solution est amenée par la convergence des technologies:
« impression-copie-fax-scan_to_mail » et donc des performances techniques et économiques globalement supérieures.
...Avec quelques bémols : la couleur (et ses coûts élevés), la concentration impressions et copies et … quid de la disponibilité …et du risque en cas de panne et …des habitudes des utilisateurs… « je me déplace pour une copie, mais …j’ai besoin d’une imprimante individuelle pour … »

C’est en prenant en compte cette problématique, cette "Equation Douloureuse", que Doxense a conçu le logiciel de gestion des impressions WatchDoc.

WatchDoc correspond parfaitement aux attentes des entreprises en termes de rationalisation des coûts d’impression. La solution quantifie très précisément les coûts d’impression directs (toner, papier, encre) mais également les coûts indirects liés l’indisponibilité des machines, les recours à la hotline, par exemple, la productivité, la qualité, l’image de marque...

Plus qu'un simple progiciel, la solution proposée par Doxense et son réseau de partenaires et constructeurs certifiés, est : une méthode d'optimisation et de construction de l'Architecture des Systèmes d'Impression.

Quelques étapes simples pour illustrer la démarche :

	Compter  identifier les volumes, les types d’impressions et de copies, le temps, les lieux, la disponibilité, la qualité du service pour l’ensemble du parc de l’entreprise.
	Analyser et réaliser l’adéquation entre les besoins, les usages, les attentes des utilisateurs en matière d’impression et de copies. La connaissance des contraintes techniques, organisationnelles, fonctionnelles de la structure combinée à l'expertise "Impression" produiront : "L'architecture Cible des Systèmes d'Impression".

Les ingrédients de cette construction :

• L'alliance des Savoir-faire Client-Partenaire_Expert
• Les Moyens, dont WatchDoc !
• Le catalyseur "Conduite du Changement"

C'est donc aussi par la communication, la responsabilisation, le comportement du Management et des Utilisateurs que les investissements pourront être sublimés.

	Organiser en mettant en place une architecture adaptée, équilibrée entre les coûts, les fonctionnalités et les services attendus par l’utilisateur
	Sécuriser  tant pour la confidentialité que pour la disponibilité des moyens d’impression
	Contrôler en mesurant les performances obtenues en temps réel et pour la période. Optimiser l’organisation mise en œuvre, fixer de nouveaux objectifs ...

...et… recommencer !

WatchDoc permet, en moyenne, une réduction de plus de 20% des coûts de l'impression, quelle que soit la taille de l’entreprise. Economie rime avec Comportement Ecologiquement Motivé ou chaque page économisée, non imprimée, contribuera à une meilleure planète.